Document Digital Management

Webublanku IT & Technologies adviseert en ondersteunt bedrijven met Document Management,  waarbij bepaalde nieuwe methodieken worden ingezet om document beheer te vereenvoudigen en makkelijker te kunnen beheren.

Door het gebruik van Document Management Systemen (DMS) door speciale document management software, kunnen documenten centraal opgeslagen worden en zijn daardoor ook sneller terug te vinden. Daarnaast kunnen diverse processen beter beheerd en sneller door de organisatie verspreid worden. Document Management maakt informatie sneller toegankelijk en wordt bij veel bedrijven al in één of andere vorm toegepast. Echter gebruiken de meeste bedrijven nog lang niet alle mogelijkheden van Document Digital Management

Waarom Document Digital Management doorvoeren?

Normaal gesproken is het documentenarchief alleen toegankelijk voor mensen die ermee moeten werken. Met een Document Management Systeem kunt u als bedrijf veel meer medewerkers toegang geven tot het centrale documentenarchief. Als bijkomend voordeel kan er zo makkelijker en sneller interne controle en service of afstand plaatsvinden. Vaak ligt meer dan 80% van de informatie binnen een bedrijf nog vast in elektronische documenten, ordners en mappen. Met Document Management kunt u dit simpel vereenvoudigen.
Kijk ook bij digitalisering voor meer informatie over het digitaliseren van data binnen uw bedrijf.

Veel offerteaanvragen, facturen, uitgeprinte mails en informatieaanvragen worden allemaal op papier bewaard. Het opzoeken en verzamelen van dergelijke data neemt veel kostbare tijd in beslag. Door het invoeren van een Document Management Systeem, kan het hele documentbeheer geautomatiseerd worden en valt hier veel tijdswinst en efficiëntie mee te behalen. Met name voor organisaties die veelal nog met papieren mappen en archieven werken.

Hoe werkt Document Management?

Binnen het Document Management wordt een Document Management Systeem ingevoerd. Dit is eenvoudig gezegd een softwarepakket voor het beheren, vastleggen, raadplegen, routeren en archiveren van elektronische documenten.
Dit kunnen zowel Word als Excel bestanden zijn, facturen, formulieren, presentaties, filmpjes, foto’s en andere multimedia.  De moderne DMS systemen kunnen diverse zaken omtrent Document Digital Management vastleggen.

De voordelen van document management

Interesse in document management?

Wilt u de mogelijkheden van Document Management binnen uw organisatie bespreken en de voordelen voor uw organisatie met ons doornemen? Neem vandaag nog contact met ons op voor het maken van een vrijblijvende afspraak.

Weet u wat Document Management uw organisatie kan opleveren?